Ook voor eenpitters en kleine ondernemingen is het essentieel om nauwkeurig bij te houden welke persoonsgegevens van klanten en eventuele medewerkers worden verzameld. Denk hierbij aan basisinformatie zoals naam, adres en contactgegevens, maar ook aan gevoelige data zoals gezondheidsinformatie voor personeelsdossiers of betalingsinformatie van klanten. Het is belangrijk dat deze informatie alleen wordt gebruikt voor duidelijk gecommuniceerde doelen, zoals dienstverlening of administratie, en dat deze gegevens niet zonder toestemming voor andere doeleinden worden gebruikt.

Voor het delen van gegevens met externe partijen, zoals leveranciers of marketingdiensten, is expliciete toestemming van de betrokkenen nodig. Deze toestemming moet vrijwillig en goed geïnformeerd zijn. Bijvoorbeeld, als een bedrijf klantgegevens wil delen voor een marketingcampagne, moet het eerst duidelijke toestemming van de klanten hebben.

Nieuwsbrieven zijn een uitstekende manier om klanten te informeren over aankomende evenementen of beleidswijzigingen. Zorg ervoor dat klanten expliciet hebben aangegeven deze nieuwsbrieven te willen ontvangen en bied altijd een duidelijke optie om uit te schrijven. Bijvoorbeeld, elke nieuwsbrief moet een link bevatten waarmee klanten zich eenvoudig kunnen afmelden.

Zzp’ers en mkb-bedrijven moeten duidelijke richtlijnen hebben over hoe lang persoonsgegevens bewaard blijven. Gegevens zoals klantendossiers en betalingsinformatie mogen bewaard worden zolang ze nodig zijn voor administratieve of wettelijke doeleinden, maar moeten na het vervallen van deze termijn binnen een vastgestelde periode worden vernietigd, tenzij er een wettelijke verplichting is om ze langer te bewaren. Bijvoorbeeld, financiële gegevens moeten vaak zeven jaar worden bewaard volgens de belastingwetgeving, maar andere gegevens moeten mogelijk eerder worden verwijderd.

Elke zzp’er en mkb-onderneming moet een privacyverklaring hebben die toegankelijk is voor klanten en medewerkers en duidelijk uitlegt hoe de organisatie omgaat met hun persoonsgegevens. Deze verklaring moet informatie bevatten over het verzamelen, gebruiken en beschermen van data, en moet regelmatig worden bijgewerkt om te reflecteren hoe gegevens worden beheerd.

Het beschermen van gegevens tegen onbevoegde toegang is cruciaal. Dit kan door middel van technische maatregelen zoals encryptie en door fysieke maatregelen zoals het vergrendelen van bestandskasten. Personeel moet ook getraind worden in het veilig omgaan met persoonsgegevens, om te voorkomen dat gevoelige informatie op straat komt te liggen.

Als zzp’ers of mkb-ondernemingen samenwerken met externe dienstverleners die toegang hebben tot persoonsgegevens, zoals softwareleveranciers of marketingbureaus, moet een verwerkersovereenkomst worden opgesteld. Dit document zorgt ervoor dat de dienstverlener de data verwerkt in lijn met de AVG en de privacy van de betrokkenen waarborgt.

Medewerkers moeten zich bewust zijn van de regels en voorschriften rond de AVG. Dit betekent dat ze moeten weten welke gegevens wel en niet verzameld mogen worden, hoe deze gegevens veilig bewaard en verwerkt moeten worden, en wat te doen bij een datalek. Regelmatige training en bewustwordingscampagnes helpen om deze kennis up-to-date te houden.

Voldoen aan de AVG is een doorlopend proces dat regelmatige evaluatie en aanpassing vereist. Kinderopvangcentra moeten hun privacypraktijken voortdurend herzien, vooral als er veranderingen zijn in hoe gegevens worden verzameld of gebruikt, of als nieuwe technologieën worden geïntroduceerd.