Uit een recent onderzoek onder MKB-bedrijven blijkt dat persoonsgegevens vaak onvoldoende beschermd en niet veilig opgeslagen worden. Hier zijn enkele conclusies uit het rapport en actiestappen die je als ondernemer kunt nemen om je omgang met privacy te verbeteren:
1. Onbekendheid met de regels voor privacy
Conclusie: 35% van de MKB-bedrijven is niet op de hoogte van de regels voor het opslaan en delen van gegevens van sollicitanten en personeel.
Actie: Investeer in goede training voor je medewerkers over de AVG en privacy. Wist je dat je één jaar gratis gebruik kan maken van de AVG-Opleiding als je een abonnement neemt? Je kunt meteen al je collega’s uitnodigen, dat is allemaal inclusief.
Wist je dat je één jaar gratis gebruik kan maken van de AVG-Opleiding?
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
2. Onveilige communicatie van persoonsgegevens
Conclusie: 55% van de bedrijven verstuurt gegevens van nieuwe medewerkers naar hun administratiekantoor zonder versleuteling, wat een risico op identiteitsfraude met zich meebrengt.
Actie: Zorg ervoor dat je e-mailcommunicatie is versleuteld om de persoonsgegevens te beschermen. Je kunt daarvoor een e-maildienst gebruiken die end-to-end-encryptie biedt. Dit betekent dat de inhoud van de e-mails alleen leesbaar is voor de beoogde ontvanger.
3. Onveilig bewaren van personeelsdossiers
Conclusie: Een aanzienlijk percentage van bedrijven bewaart personeelsdossiers onveilig, zowel fysiek als digitaal.
Actie: Als je nog papieren personeelsdossiers hebt, zorg er dan voor dat niet iedereen in je bedrijf zomaar toegang heeft tot deze papieren mappen. Bewaar ze op een veilige plek waar alleen bevoegde medewerkers bij kunnen. Heb je digitale dossiers, check dan nog eens goed of alleen geautoriseerde personen toegang hebben. Stel wachtwoorden en beveiligingsinstellingen in, zodat alleen de mensen die echt moeten kijken, dat ook kunnen doen.
4. Niet nakomen van wettelijke bewaartermijnen
Conclusie: Bijna 48% van de bedrijven is niet op de hoogte van wettelijke bewaartermijnen, wat kan leiden tot onnodige risico’s.
Actie: Als ondernemer moet je weten hoelang je bepaalde gegevens van je medewerkers moet bewaren volgens de wet. Elke soort informatie heeft een specifieke periode hoelang je deze moet bewaren. Dit kan variëren van belastinggegevens tot sollicitatiedocumenten.
Om ervoor te zorgen dat je deze termijnen niet per ongeluk overschrijdt (wat juridische problemen kan veroorzaken), is het slim om een systeem in te stellen dat alles automatisch bijhoudt. Dit beschermt niet alleen de privacy van je medewerkers, maar helpt je ook om aan de wet te voldoen en mogelijke problemen te voorkomen.
5. Onduidelijke regels en onvoldoende aandacht voor privacy
Conclusie: Een aanzienlijk deel van de bedrijven heeft moeite met het begrijpen en naleven van privacywetten en geeft weinig aandacht aan dit onderwerp.
Actie: Dit betekent dat het slim is om hulp te krijgen van mensen of organisaties die gespecialiseerd zijn in privacyregels. Deze experts kunnen je begeleiden en advies geven over hoe je de wetten en regels met betrekking tot privacy correct kunt volgen.
Elke maand organiseert AVG-support.nl een online sessie waar een expert je begeleid bij het doorlopen van alle AVG-stappen. Dit is kosteloos voor elke deelnemer aan AVG-support.nl. Probeer het 30 dagen gratis uit en schrijf je direct in voor de invulsessie!
Elke maand een online sessie met een AVG expert!
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.
