De zomer is begonnen. Collega’s zijn op vakantie, vrijwilligers zijn minder bereikbaar en sommige taken blijven even liggen. Maar privacyvragen, datalekken en verzoeken van klanten, leden of medewerkers wachten niet altijd tot iedereen terug is. En dat is precies waarom het slim is om vóór je vakantie nog even een korte AVG-check te doen.
We zetten 7 vragen op een rij die we vaak tegenkomen.
1. Wie pakt een inzageverzoek op als de vaste contactpersoon op vakantie is?
Iedereen heeft het recht om te vragen welke persoonsgegevens je van hem of haar verwerkt. Zo’n verzoek moet je meestal binnen één maand beantwoorden.
Is de vaste contactpersoon op vakantie? Dan moet iemand anders weten wat er moet gebeuren.
Kort antwoord:
Zorg dat minimaal één vervanger weet waar privacyverzoeken binnenkomen, waar de informatie staat en hoe je moet reageren. Zet dit desnoods in een korte vakantie-instructie.
2. Mag je persoonsgegevens doorsturen naar je privé-mailadres om thuis nog iets af te maken?
Dat lijkt handig, maar is meestal geen goed idee. Zeker niet als het gaat om klantgegevens, ledenlijsten, personeelsgegevens of gegevens van kinderen.
Op een privé-mailadres heb je minder controle. Denk aan beveiliging, toegang door anderen, opslag in de cloud of het per ongeluk doorsturen naar het verkeerde adres.
Kort antwoord:
Gebruik liever de beveiligde werkomgeving van je organisatie. Moet iemand thuis werken? Zorg dan dat dit via de juiste systemen gebeurt, niet via privé-mail.
3. Wat doe je als er in de vakantie een datalek is?
Een datalek kan ook in juli of augustus gebeuren. Denk aan een laptop die kwijtraakt, een e-mail met persoonsgegevens naar de verkeerde ontvanger of een gehackt account.
Bij sommige datalekken moet je snel handelen. Soms moet je het lek melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens. En soms ook aan de betrokken personen.
Kort antwoord:
Zorg dat duidelijk is wie een datalek beoordeelt tijdens de vakantie. Leg vast wie bereikbaar is en waar het datalekprotocol staat.
Check het handige Datalek Stappenplan dat voor je klaarstaat in de online werkomgeving.
4. Mag je foto’s van het zomerkamp, teamuitje of evenement delen?
Foto’s zijn vaak persoonsgegevens. Zeker als mensen herkenbaar in beeld zijn. Bij kinderen, cliënten, medewerkers of leden moet je extra zorgvuldig zijn.
Ook maakt het uit waar je de foto plaatst. Een foto in een besloten groep is iets anders dan een foto op social media of op de website.
Kort antwoord:
Check vooraf of je foto’s mag maken en delen. Vraag toestemming als dat nodig is. En geef mensen altijd een laagdrempelige manier om bezwaar te maken of verwijdering te vragen.
5. Moet je je privacyverklaring aanpassen als je nieuwe software gebruikt?
Dat kan nodig zijn. Bijvoorbeeld als je een nieuw nieuwsbriefprogramma gebruikt, een online formulier toevoegt, een nieuw betaalsysteem inzet of met een planningstool gaat werken.
Je privacyverklaring moet uitleggen welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dat doet en met wie je gegevens deelt.
Kort antwoord:
Gebruik je nieuwe software waarin persoonsgegevens staan? Check dan of je privacyverklaring, verwerkersovereenkomst en AVG-dossier nog kloppen.
6. Hoe lang mag je oude deelnemerslijsten of aanmeldformulieren bewaren?
Veel organisaties bewaren meer dan nodig is. Oude inschrijfformulieren, deelnemerslijsten, Excelbestanden en aanmeldingen blijven vaak ergens staan.
Maar de AVG zegt: bewaar persoonsgegevens niet langer dan nodig.
Kort antwoord:
Ruim oude lijsten op als je ze niet meer nodig hebt. Spreek af wie dit doet en wanneer. De zomer is een goed moment voor zo’n korte opschoonactie.
7. Kun je aantonen dat je AVG op orde is als iemand erom vraagt?
De AVG draait niet alleen om netjes omgaan met gegevens. Je moet ook kunnen laten zien dát je dit goed hebt geregeld.
Dat noemen we de verantwoordingsplicht. Denk aan je privacyverklaring, verwerkingsregister, datalekprocedure, verwerkersovereenkomsten en afspraken binnen je organisatie.
Kort antwoord:
Zorg dat je AVG-documenten actueel zijn en op één plek staan. Dan hoef je bij een vraag, klacht of controle niet alles bij elkaar te zoeken.
Nog even vóór je vakantie
Je hoeft niet alles perfect te hebben voordat je je out-of-office aanzet. Maar een paar dingen kun je wél snel regelen:
- wijs een vervanger aan voor privacyvragen;
- check wie datalekken oppakt;
- ruim oude lijsten op;
- controleer of nieuwe software goed is vastgelegd;
- download je actuele AVG-verklaring.
Dan ga je met een geruster gevoel de zomer in.
Tip: Download vóór je vakantie je actuele AVG-verklaring in AVG-support.nl. Dan heb je meteen een bewijs dat je organisatie met privacy bezig is.
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.
