Dataminimalisatie is een kernprincipe van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Het betekent dat je alleen die persoonsgegevens verzamelt en bewaart die strikt noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor je ze nodig hebt. Maar hoe pas je dit principe toe in de praktijk? In dit artikel bieden we je praktische tips en voorbeelden voor verschillende soorten organisaties.
Wat is dataminimalisatie?
Dataminimalisatie houdt in dat je het verzamelen, opslaan en verwerken van persoonsgegevens beperkt tot wat echt nodig is. Dit betekent dat je niet meer gegevens verzamelt dan strikt noodzakelijk voor het beoogde doel. Een bekende vuistregel is: vraag alleen wat je echt gaat gebruiken.
Maar waarom is dit zo belangrijk?
Hoe minder gegevens je hebt, hoe kleiner de kans dat er iets fout gaat. Minder data betekent ook minder risico op datalekken en identiteitsfraude.
Voorbeeld: Een webwinkel vraagt klanten hun geboortedatum in te vullen. Maar als je geboortedatum niet relevant is voor de dienstverlening (zoals bij het verzenden van een pakket), is het beter om dit veld weg te laten. Waarom iets verzamelen dat je niet echt nodig hebt?
Hoe pas je dataminimalisatie toe als zzp’er of mkb bedrijf?
Als zzp’er of in een klein- tot middelgroot bedrijf (mkb) heb je vaak direct contact met klanten. De valkuil kan zijn dat je meer informatie vraagt dan je echt nodig hebt, bijvoorbeeld via contactformulieren of klantendossiers.
Praktische tips:
- Beperk je vragen: Vraag alleen naar noodzakelijke informatie bij het maken van afspraken of offertes. Heb je bijvoorbeeld het adres van een klant nodig als je enkel telefonisch advies geeft? Waarschijnlijk niet.
- Evalueer bestaande systemen: Kijk kritisch naar je huidige klantensystemen. Verzamel je hier gegevens die je eigenlijk niet gebruikt? Overweeg deze te verwijderen.
Voorbeeld: Een freelance grafisch ontwerper die een factuur opstelt, heeft vaak alleen de bedrijfsnaam en het btw-nummer van een klant nodig. Andere gegevens, zoals het privé-adres of de geboortedatum van een klant, zijn voor deze dienst overbodig en moeten worden vermeden.
Dataminimalisatie bij grotere organisaties
In grotere organisaties is het vaak ingewikkelder om overzicht te houden over alle gegevens die worden verzameld. Afdelingen werken soms langs elkaar heen, wat kan leiden tot het verzamelen van dubbele of onnodige data.
Praktische tips:
- Breng datastromen in kaart: Zorg dat elke afdeling helder heeft welke persoonsgegevens ze verwerken en waarom. Dit kun je doen door een datainventarisatie uit te voeren. Welke data is echt nodig voor de bedrijfsvoering, en welke niet?
- Automatiseer je systemen: Gebruik tools die automatisch gegevens verwijderen na een bepaalde tijd (bijvoorbeeld na het verlopen van een contract). Dit voorkomt dat je onnodig lang gegevens bewaart.
Voorbeeld: Een verzekeringsmaatschappij verzamelt in eerste instantie uitgebreide gegevens van klanten voor het afsluiten van een polis. Echter, zodra een klant geen lopende polis meer heeft, is het niet nodig om alle gegevens te bewaren. Alleen de gegevens die wettelijk vereist zijn (bijvoorbeeld voor fiscale doeleinden) worden opgeslagen, terwijl andere gegevens, zoals gezondheidsinformatie, veilig worden verwijderd.
Dataminimalisatie voor verenigingen en stichtingen
Verenigingen en stichtingen verwerken vaak persoonsgegevens van leden, donateurs of vrijwilligers. Dat kan variëren van contactgegevens tot foto’s van evenementen. Vaak wordt hier onbewust teveel data verzameld.
Praktische tips:
- Vraag toestemming op maat: Veel verenigingen vragen bij inschrijving om meer gegevens dan nodig, zoals een geboortedatum of sociale media accounts. Vraag alleen naar wat je nodig hebt voor het runnen van de vereniging.
- Beperk de toegang tot data: Zorg ervoor dat alleen de mensen die de gegevens nodig hebben, toegang hebben tot deze data. Een ledenadministrateur hoeft bijvoorbeeld geen toegang te hebben tot medische informatie, terwijl een vrijwilliger coördinator deze gegevens misschien wel nodig heeft.
Voorbeeld: Een voetbalvereniging vraagt aan nieuwe leden om hun medische gegevens in te vullen voor noodgevallen. Echter, deze informatie hoeft niet breed gedeeld te worden binnen de vereniging. Alleen de teamcoach en medisch personeel zouden toegang moeten hebben tot deze informatie, en het moet direct verwijderd worden zodra een lid de club verlaat.
Hoe ga je aan de slag met dataminimalisatie?
Nu je begrijpt wat dataminimalisatie inhoudt, is het tijd om actie te ondernemen. Hier is een stappenplan dat je kunt volgen:
- Identificeer de noodzakelijke gegevens: Bekijk per proces welke gegevens je absoluut nodig hebt om je diensten te leveren. Schrap alles wat niet essentieel is.
- Overbodige gegevens verwijderen: Doorzoek je klantdossiers, administratie en systemen op informatie die je niet meer gebruikt of nodig hebt. Verwijder deze veilig en zorg dat dit periodiek gebeurt.
- Beperk het gebruik: Zorg dat alleen bevoegde medewerkers toegang hebben tot specifieke gegevens. Bijvoorbeeld, marketingteams hoeven vaak geen toegang te hebben tot volledige klantendossiers.
- Maak duidelijke afspraken: Stel een intern beleid op waarin je vastlegt welke gegevens je verzamelt, waarom, en hoe lang je ze bewaart. Informeer je medewerkers hierover en train hen waar nodig.
- Vraag minder, bereik meer: Toets alle formulieren en contactmomenten. Vraag je echt alleen de gegevens die je nodig hebt? Als je minder informatie vraagt, zullen klanten ook sneller geneigd zijn om die te geven.
Voorbeeld: Een stichting die jaarlijks een evenement organiseert, verzamelt de contactgegevens van alle deelnemers. In plaats van het jarenlange bewaren van deze gegevens, maakt de stichting gebruik van een ‘dataminimalisatiebeleid’. Na het evenement worden de gegevens verwijderd of geanonimiseerd, tenzij expliciet anders aangegeven door de deelnemer.
Conclusie
Dataminimalisatie is niet alleen een vereiste vanuit de AVG, het is ook een logische stap om risico’s te beperken en vertrouwen te vergroten. Of je nu zzp’er bent, werkt bij een grote organisatie, of actief bent in een vereniging, het beperken van je dataverzameling is haalbaar en nuttig. Door deze tips toe te passen, zet je concrete stappen naar een verantwoorde en veilige omgang met persoonsgegevens.
Heb je hulp nodig bij het inrichten van dataminimalisatie in jouw organisatie? AVG-support.nl biedt de tools en begeleiding om je op weg te helpen.
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.