Foto’s delen volgens de AVG-regels in kinderdagverblijven

Foto's op kinderdagverblijven

De feestmaand ligt weer achter ons. Een maand waar veel foto’s worden gemaakt, ook op scholen en kinderdagverblijven. Er wordt veel gevierd met elkaar en die foto’s deel je graag. Maar wat mag nu wel en niet als het gaat om het delen van foto’s?

We kregen een vraag van een kinderdagverblijf hoe je dit nu het beste kunt regelen. Onze expert geeft antwoord, met handige tips.

De belangrijkste richtlijnen

Het delen van foto’s van kinderen in een kinderdagverblijf vereist specifieke aandacht om te voldoen aan de AVG. Dit zijn de stappen die je kunt nemen:

1. Toestemming van ouders

Zorg dat je expliciete toestemming van ouders krijgt voor het delen van foto’s van hun kinderen. Leg duidelijk uit hoe en waarvoor de foto’s worden gebruikt. Bied ouders de mogelijkheid om de toestemming op elk moment in te trekken.

Tip: Verstuur bijvoorbeeld een toestemmingsformulier aan ouders via een beveiligde portal of e-mail. Zorg dat het formulier helder is over het gebruik van de foto’s, deeltermijnen en hun recht om de toestemming op elk moment in te trekken.

2. Beperking van gedeelde informatie

Deel alleen foto’s waar geen andere kinderen op staan en minimaliseer de achtergrondinformatie die op de foto’s te zien is. Zorg ervoor dat de foto’s alleen voor intern gebruik zijn en niet openbaar worden gedeeld.

Tip: Bij het delen van foto’s, vermijd foto’s met meerdere kinderen erop en minimaliseer herkenbare achtergronden. Gebruik foto’s alleen voor interne doeleinden zoals educatie of oudernieuwsbrieven.

3. Veilig opslaan van foto’s

Zorg voor een beveiligde opslag van foto’s, bij voorkeur op een intern netwerk of een platform met sterke beveiligingsmaatregelen. Voorkom dat onbevoegden toegang hebben tot deze foto’s.

Tip: Kies voor een beveiligde cloudopslag met sterke encryptie. Stel unieke inloggegevens in en geef alleen autorisatie aan medewerkers die daadwerkelijk foto’s nodig hebben voor hun taken.

4. Toegangscontrole

Beperk de toegang tot foto’s van kinderen tot het noodzakelijke personeel dat ze nodig heeft voor educatieve, administratieve of veiligheidsdoeleinden. Zorg voor strikte toegangscontroles tot de foto-opslag.

Tip: Maak een mappenstructuur met aparte toegangsrechten per locatie of afdeling binnen de opslag. Dit beperkt de toegang tot specifieke foto’s en voorkomt onbedoelde verspreiding.

5. Bewustwording en training

Train je personeel over de juiste omgang met foto’s van kinderen, inclusief de AVG-vereisten. Zorg ervoor dat ze begrijpen hoe ze foto’s veilig kunnen delen en opslaan.

Tip: Organiseer een workshop of trainingssessies voor medewerkers over het veilig delen van foto’s. Bespreek voorbeelden van veilig en niet-veilig delen om bewustzijn te vergroten.

In AVG-support.nl zit een gratis opleidingsmodule, superhandig om alle medewerkers privacytraining te laten volgen

6. Regelmatige herziening van toestemmingen

Controleer regelmatig of de verkregen toestemmingen voor het delen van foto’s nog steeds geldig zijn en respecteer eventuele intrekkingen van toestemming door ouders.

Tip: Plan periodiek een moment om ouders opnieuw te benaderen voor toestemming. Maak dit een standaardprocedure om up-to-date toestemmingen te behouden.

Kun je wel wat AVG hulp gebruiken?

In AVG-support.nl zit een handig stappenplan waarmee je alle aspecten van de privacywet langsloopt. Ben je nog geen deelnemer? Probeer AVG-support.nl dan gratis 30 dagen uit. Dan krijg je ook meteen toegang tot de trainingsmodule voor je medewerkers.

Maarten Roelfs

Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.

Heb je ook een vraag over de AVG?

Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.

Meer nieuws

Mag je medische informatie onbeveiligd e-mailen?

Patiënten hebben soms moeite met het openen van beveiligde e-mails of zorgmail. Ze vragen dan of de informatie, zoals folders of behandelprotocollen, via een onbeveiligde e-mail kan worden verzonden. Hier staan in principe geen persoonsgegevens in. Maar mag dat wel? Lees meer

Hoe bewaar je persoonsgegevens op papier AVG-proof?

Een nieuwe medewerker van een van onze klanten stelde ons een vraag over het fysiek bewaren van persoonsgegevens. Is een afgesloten ruimte voldoende? Een kast? Lees meer

Hoe moeten we onze calamiteiten-map bewaren?

Een kinderopvang vroeg ons onlangs hoe ze het beste kunnen omgaan met de beveiliging van hun calamiteiten-map. Deze map bevindt zich in de centrale hal boven de brandslang en bevat belangrijke gegevens. Lees meer