In het kader van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming) is het belangrijk dat zowel bedrijven als verenigingen zorgvuldig omgaan met vertrouwelijke informatie. Vrijwilligers, medewerkers of externe partijen hebben regelmatig toegang tot gevoelige gegevens, zoals klantinformatie, ledenadministratie, financiële gegevens of bedrijfsstrategieën. Hoe voorkom je dat deze informatie in verkeerde handen valt? In dit artikel bespreken we verschillende soorten geheimhoudingsverklaringen en geven we tips voor het opstellen ervan – met praktische voorbeelden voor zowel verenigingen als bedrijven.

Wat is een geheimhoudingsverklaring?

Een geheimhoudingsverklaring is een schriftelijke overeenkomst waarin iemand belooft om vertrouwelijke informatie niet te delen met derden. Dit kan gaan om persoonlijke gegevens, interne bedrijfsinformatie of specifieke gegevens die via samenwerkingen gedeeld worden. Een goed opgestelde geheimhoudingsverklaring beschermt de organisatie en zorgt dat vertrouwelijke informatie veilig blijft, een belangrijk onderdeel van AVG-naleving.

Soorten geheimhoudingsverklaringen

1. Algemene geheimhoudingsverklaring voor vrijwilligers en medewerkers

Zowel in bedrijven als verenigingen hebben vrijwilligers of medewerkers toegang tot vertrouwelijke informatie. Een algemene geheimhoudingsverklaring kan helpen hen te wijzen op hun verantwoordelijkheid voor het beschermen van deze gegevens.

Praktijkvoorbeelden:

• Vereniging: Een vrijwilligerscoördinator bij een sportclub heeft toegang tot de ledenadministratie, inclusief medische gegevens van sporters. Door een algemene geheimhoudingsverklaring te ondertekenen, bevestigt hij dat hij deze informatie alleen gebruikt voor zijn werk en niet met anderen deelt.
• Bedrijf: Een medewerker bij een marketingbedrijf krijgt toegang tot klantdata en strategieën. In de algemene geheimhoudingsverklaring kan staan dat deze informatie alleen intern wordt gedeeld en dat de medewerker geen vertrouwelijke klantinformatie mag bespreken buiten het werk.

2. Specifieke geheimhoudingsverklaring voor rollen met uitgebreide toegang

Soms krijgen specifieke personen, zoals bestuurders of projectleiders, uitgebreide toegangsrechten. Dit vereist een meer gedetailleerde geheimhoudingsverklaring die specifiek ingaat op hun rol en toegangsniveau.

Praktijkvoorbeelden:

• Vereniging: Een bestuurslid van een muziekvereniging heeft toegang tot de volledige ledenlijst en financiële gegevens. In een specifieke geheimhoudingsverklaring kan worden vastgelegd dat dit bestuurslid deze gegevens alleen mag inzien en verwerken voor administratie- en ledenbeheerdoeleinden.
• Bedrijf: De projectmanager van een softwareontwikkelingsbedrijf krijgt toegang tot de broncode van een nieuw product. Een specifieke geheimhoudingsverklaring kan vastleggen dat hij deze informatie alleen mag gebruiken voor dit project en de code niet met anderen deelt.

3. Tijdelijke geheimhoudingsverklaring voor externe partners of projecten

Voor een tijdelijk project of samenwerking met externe partners is vaak een tijdelijke geheimhoudingsverklaring voldoende. Deze verklaring regelt dat de gedeelde informatie na afloop van de samenwerking wordt teruggegeven of vernietigd.

Praktijkvoorbeelden:

• Vereniging: Voor een sportevenement krijgt een vrijwilliger tijdelijk toegang tot ledeninformatie om de deelnemerslijsten te beheren. In een tijdelijke geheimhoudingsverklaring kan worden vastgelegd dat de vrijwilliger deze informatie na het evenement vernietigt.
• Bedrijf: Een freelance ontwerper krijgt tijdens een campagne toegang tot klantinformatie. De tijdelijke geheimhoudingsverklaring bepaalt dat hij deze informatie alleen gebruikt voor de campagne en na afloop niet meer bewaart.

Tips voor het opstellen van een geheimhoudingsverklaring

1. Omschrijf de informatie duidelijk
   Geef helder aan welke informatie als vertrouwelijk wordt beschouwd, zoals klantgegevens, ledenlijsten of financiële gegevens.
2. Duur van de geheimhoudingsplicht
   Leg vast hoe lang de geheimhoudingsplicht geldt – bijvoorbeeld ook na beëindiging van een contract of vrijwilligerswerk. Dit helpt om informatiebescherming op de lange termijn te waarborgen.
3. Regels voor toegang en veiligheid
   Neem op dat de persoon verantwoordelijk is voor het beveiligen van vertrouwelijke informatie, bijvoorbeeld door geen documenten onbeheerd achter te laten of persoonlijke gegevens alleen in beveiligde systemen te openen.
4. Consequenties bij overtreding
   Overweeg het opnemen van sancties bij schending van de geheimhoudingsplicht, zoals het stoppen van de samenwerking of juridische stappen. Dit benadrukt het belang van naleving.

Waarom geheimhoudingsverklaringen belangrijk zijn voor AVG-naleving

Een geheimhoudingsverklaring helpt bedrijven en verenigingen niet alleen om vertrouwelijke informatie te beschermen, maar zorgt ook dat medewerkers en vrijwilligers bewust worden van hun privacyverantwoordelijkheden. In het licht van de AVG-wetgeving is dit van groot belang. Een geheimhoudingsverklaring draagt bij aan een zorgvuldige omgang met persoonlijke gegevens en helpt de organisatie om AVG-compliant te blijven.

Door geheimhoudingsverklaringen een vast onderdeel te maken van het privacy- en AVG-beleid, bijvoorbeeld via een AVG-stappenplan of programma, bouw je aan een solide basis voor gegevensbescherming in je organisatie. Of je nu een vereniging of bedrijf bent: met een goede geheimhoudingsverklaring bescherm je niet alleen je organisatie, maar geef je ook een krachtig signaal af dat privacy serieus genomen wordt.

Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis

Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.

• toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
• maak gebruik van alle juridische documenten
• behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt

Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.

Probeer 30 dagen gratis