“Onze trainers willen trainingen en wedstrijden analyseren met een camerasysteem. Hoe regelen we dit volgens de AVG?”
“In onze zorginstelling willen we gesprekken opnemen voor een GZ-opleiding. Mag dat, en wat moeten we daarvoor regelen?”
Antwoord van de AVG-expert:
Steeds meer organisaties maken gebruik van beeldopnamen voor training, analyse of beoordeling. Of je nu een vereniging bent die trainingen en wedstrijden wil analyseren met camera’s, of een zorginstelling die opnamen wil maken voor opleidingsdoeleinden, het gebruik van camerabeelden brengt altijd vragen met zich mee. Hoe zorg je ervoor dat dit AVG-proof gebeurt?
Direct naar vraag 2 over camerabeelden in de zorg
Vraag 1: Mag een vereniging camerabeelden gebruiken voor training en wedstrijdanalyse?
Een vereniging wil een camerasysteem gebruiken om trainingen en wedstrijden te analyseren. Wat moet je regelen om dit binnen de regels van de AVG te doen?
Het antwoord van onze expert:
Bij het vastleggen van beelden is het belangrijk om zorgvuldig te werk te gaan. Dit zijn de belangrijkste stappen:
1. Vraag altijd toestemming
Om camerabeelden te gebruiken, heb je toestemming nodig van iedereen die gefilmd wordt. Dit geldt voor trainers én leden. Zijn de gefilmde leden jonger dan 16 jaar? Dan moet je schriftelijke toestemming vragen aan hun ouders of voogd. Zorg dat deze toestemming duidelijk vastlegt waarvoor de beelden worden gebruikt, zoals wedstrijdanalyse of technische verbeteringen.
2. Kijk naar alternatieven
De AVG moedigt je aan om na te denken over minder ingrijpende methoden. Kun je bijvoorbeeld dezelfde resultaten behalen met individuele feedback van de trainers of met een evaluatie zonder beeldmateriaal? Als er een alternatief is dat minder inbreuk maakt op de privacy, is het verstandig om dat eerst te overwegen.
3. Bepaal wie toegang heeft tot de beelden
Het is belangrijk dat je precies vastlegt wie de camerabeelden mag bekijken en waarom. Dit voorkomt dat gevoelige informatie onbedoeld door anderen wordt gezien. Bepaal bijvoorbeeld dat alleen de trainers toegang hebben, en leg vast dat de beelden alleen worden gebruikt voor analyse en niet voor andere doeleinden.
4. Neem de beelden op in je verwerkingsregister
Alle gegevensverwerkingen, inclusief camerabeelden, moeten worden opgenomen in je verwerkingsregister. Dit document geeft een overzicht van welke persoonsgegevens je verwerkt, waarom je dit doet, hoe je deze beveiligt en hoe lang je ze bewaart. Hiermee toon je aan dat je zorgvuldig en AVG-compliant werkt.
Praktische tips om het AVG-proof te maken
- Wees transparant: Informeer je leden en trainers duidelijk over het gebruik van camerabeelden. Dit kun je doen via een privacyverklaring of een aparte mededeling.
- Beveilig de beelden goed: Zorg dat de beelden alleen toegankelijk zijn voor bevoegden en gebruik een beveiligd systeem om de beelden op te slaan.
- Bewaar beelden niet langer dan nodig: Stel een bewaartermijn vast en zorg dat de beelden na die periode worden verwijderd.
Vraag 2: Wat zijn de regels voor het filmen van gesprekken in een zorgomgeving?
Een zorginstelling wil gesprekken tussen behandelaars en cliënten opnemen, bijvoorbeeld voor een GZ-opleiding. Hierbij worden personen vanaf de rugzijde gefilmd. Valt dit onder de AVG, en wat moet je regelen?
Het antwoord van onze expert:
1. Vraag duidelijke en vrijwillige toestemming
Bij het filmen van gesprekken moet je expliciete toestemming vragen aan zowel de behandelaar als de cliënt. Deze toestemming moet vrijwillig zijn, zonder enige vorm van druk of negatieve gevolgen bij weigering. Leg duidelijk uit waarom de beelden worden opgenomen, bijvoorbeeld om te beoordelen of het gesprek voldoet aan leerdoelen in de opleiding. Zorg ervoor dat betrokkenen begrijpen wat er met de beelden gebeurt en benadruk dat zij hun toestemming op elk moment kunnen intrekken.
2. Identificeer het type gegevens
Bepaal of de opnamen bijzondere persoonsgegevens bevatten, zoals medische informatie of andere gevoelige gegevens. Als dit het geval is, gelden er extra strenge eisen voor beveiliging en toegang. Als er geen gevoelige informatie wordt besproken, vallen de beelden onder algemene persoonsgegevens, waarvoor standaard AVG-regels volstaan. Vermeld in beide gevallen in het toestemmingsformulier wat voor soort gegevens worden vastgelegd.
3. Bewaak de toegankelijkheid en beveiliging van de beelden
Het is belangrijk om vast te leggen wie de opnamen mag bekijken en waarom. Beperk de toegang tot een selecte groep, zoals de leraar of supervisor, en zorg dat de beelden beveiligd zijn met wachtwoorden of andere beveiligingsmethoden. Dit voorkomt dat onbevoegden toegang krijgen tot vertrouwelijke informatie.
4. Controleer het noodzakelijke karakter van de opnamen
Hoewel in deze situatie is aangegeven dat het doel niet zonder videomateriaal kan worden bereikt, blijft het belangrijk om dit goed te documenteren. Beschrijf waarom deze methode noodzakelijk is en geen alternatieven beschikbaar zijn. Dit toont aan dat je zorgvuldig hebt overwogen hoe je de privacy van betrokkenen kunt beschermen.
5. Leg alles vast in je documentatie
Neem de verwerking van de beelden op in je verwerkingsregister. Dit geeft een overzicht van waarom de gegevens worden verwerkt, wie toegang heeft, hoe de gegevens beveiligd zijn en hoe lang ze bewaard blijven. Zorg er daarnaast voor dat je een privacyverklaring beschikbaar hebt waarin je uitlegt hoe je organisatie met beeldmateriaal omgaat.
6. Bepaal zorgvuldig de categorie van het beeldmateriaal
Het is cruciaal om vast te stellen of de beelden bijzondere of algemene persoonsgegevens bevatten. Als in de gesprekken medische informatie of andere gevoelige gegevens worden besproken, vallen de opnamen onder bijzondere persoonsgegevens. Dit vereist extra waarborgen, zoals versleuteling en beperkte toegang. Worden er geen gevoelige gegevens gedeeld, dan vallen de beelden onder algemene persoonsgegevens en gelden de standaard AVG-regels. Zorg ervoor dat je dit onderscheid duidelijk maakt in je documentatie en vermeld het in het toestemmingsformulier, zodat betrokkenen precies weten welke categorie van gegevens wordt verwerkt.
Conclusie
Het gebruik van camerabeelden kan veel voordelen bieden, maar vraagt om zorgvuldigheid en transparantie. Vraag altijd expliciete toestemming, bepaal het type gegevens dat je verwerkt en leg alles goed vast in je verwerkingsregister. Door deze stappen te volgen, voldoe je aan de AVG en laat je zien dat je privacy serieus neemt. Heb je hulp nodig bij een risicoanalyse of het opstellen van toestemmingsformulieren? Onze experts staan voor je klaar!
Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Klantvragen beantwoordt hij vragen van onze klanten over privacy en de AVG.
Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.
