Mag je een ledenbestand op een privécomputer bewaren?

Ledenadministratie

Voor elke vereniging is de bescherming van ledengegevens van groot belang. Dit onderwerp kwam recentelijk naar voren door een vraag van een van onze klanten. De kwestie draait om het opslaan van ledenbestanden op privé computers. We hebben de details aangepast om iedereen’s privacy te waarborgen en het onderwerp breder toepasbaar te maken.

De vraag: Wij hebben verschillende leden die ons ledenbestand bijhouden. Zij doen dat op hun privécomputer, uiteraard met de nodige veiligheidsmaatregelen. Mag dat?

Onze expert antwoordt:

Het gebruik van persoonlijke computers voor het beheer van ledenlijsten gebeurt vaker. Maar, met nieuwe technologische inzichten komt ook de vraag of dit nog wel past bij de huidige standaarden van de AVG.

De AVG schrijft niet direct voor welke middelen je moet gebruiken voor dataopslag. Toch staat één ding als een paal boven water: de beveiliging van persoonsgegevens moet in orde zijn.

Het bewaren van gegevens op een privé computer is niet verboden volgens de AVG, maar het wordt wel lastiger om te voldoen aan de eisen omtrent het bewaren van gegevens. Als organisatie dient u te weten wanneer en waarom iemand toegang heeft tot de gegevens. Op een privé computer is dit moeilijk tot vrijwel niet na te gaan en in de Cloud kan dit makkelijker gemonitord worden. Ook is het beveiligen van de gegevens op een privé computer minder praktisch dan als het beveiligen op de Cloud.

Het opslaan van informatie op privéapparaten is dus niet per se verboden onder de AVG. Echter, het sterk aanbevolen alternatief is gebruikmaken van de cloud. Dit helpt niet alleen om aan de AVG te voldoen maar beschermt ook de gegevens van leden tegen ongewenste toegang. Zo neem je als vereniging de privacy van je leden serieus en zorg je voor een veilige omgeving.

Kun je wel wat AVG hulp gebruiken?

In AVG-support.nl zit een handig stappenplan waarmee je alle aspecten van de privacywet langsloopt. Ben je nog geen deelnemer? Probeer AVG-support.nl dan gratis 30 dagen uit. Dan krijg je ook meteen toegang tot de trainingsmodule voor je medewerkers.

Maarten Roelfs

Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.

Heb je ook een vraag over de AVG?

Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.

Meer nieuws

Mag je medische informatie onbeveiligd e-mailen?

Patiënten hebben soms moeite met het openen van beveiligde e-mails of zorgmail. Ze vragen dan of de informatie, zoals folders of behandelprotocollen, via een onbeveiligde e-mail kan worden verzonden. Hier staan in principe geen persoonsgegevens in. Maar mag dat wel? Lees meer

Hoe bewaar je persoonsgegevens op papier AVG-proof?

Een nieuwe medewerker van een van onze klanten stelde ons een vraag over het fysiek bewaren van persoonsgegevens. Is een afgesloten ruimte voldoende? Een kast? Lees meer

Hoe moeten we onze calamiteiten-map bewaren?

Een kinderopvang vroeg ons onlangs hoe ze het beste kunnen omgaan met de beveiliging van hun calamiteiten-map. Deze map bevindt zich in de centrale hal boven de brandslang en bevat belangrijke gegevens. Lees meer