Sollicitanten en privacy: wat mag wel en wat mag niet?

Elke stap in het aannemen van nieuw personeel brengt een wirwar van vragen met zich mee. Vooral wanneer het aankomt op het verzamelen van persoonsgegevens van sollicitanten en de toepassing van de privacyregels. Een van onze deelnemers vroeg ons wat ze nu wel en niet mocht in het sollicitatieproces.

Samen met onze expert duiken we dieper in dit onderwerp. Lees je mee?

De belangrijkste richtlijnen

Er zijn gegevens die je niet mag verwerken:

  • Burgerservicenummer (BSN): Het BSN mag alleen worden gevraagd als een sollicitant daadwerkelijk in dienst treedt.
  • Kopie identiteitsbewijs: Je mag geen kopie, scan of foto vragen of maken van het identiteitsbewijs van sollicitanten.

Aandachtspunten

Bedenk altijd of de gevraagde informatie echt nodig is voor het kiezen van de juiste persoon voor de baan. Denk ook na over wat je doet met de gegevens van de niet succesvolle sollicitanten: het is normaal om deze vier weken te bewaren. Als je ze langer wilt bewaren, vraag dan toestemming aan de kandidaat om de informatie langer te bewaren, tot maximaal één jaar.

Zorg ervoor dat het verzamelen en gebruiken van deze gegevens duidelijk en eerlijk gebeurt, zowel voor sollicitanten als binnen je bedrijf. Laat sollicitanten weten waarom je hun gegevens verzamelt en hoe je dit doet.

Hoe zit het met screening?

Bij sommige functies wil je sollicitanten uitgebreider screenen. Bijvoorbeeld werknemers die met kinderen werken (leerkracht, medewerker kinderopvang of kleuterjuf) en werknemers die werken met vertrouwelijke gegevens (zoals advocaat, arts of beëdigd tolk). Houd er wel rekening mee dat zo’n screeningsprocedure zorgvuldig moet worden uitgevoerd en voldoet aan wettelijke voorwaarden. Denk dan aan het vragen van een VOG (Verklaring omtrent Gedrag). Dit is een verklaring waaruit blijkt dat iemands gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke (toekomstige) functie.

Verder moet je er op letten dat de screening gericht is op de specifieke risico’s die verbonden zijn aan een bepaalde functie. Het is dus belangrijk om alleen informatie op te vragen die relevant is voor die specifieke baan. Bijvoorbeeld:

Voor een functie waarbij iemand vaak met veel geld of vertrouwelijke informatie werkt, kan het nodig zijn meer informatie te verzamelen dan voor banen waarbij dat niet het geval is.

De goede match

Als ondernemer is het belangrijk om het sollicitatieproces zorgvuldig te benaderen, waarbij je de regels volgt, maar ook zorgt voor een goede ervaring voor je sollicitanten. Door transparant te zijn en alleen de noodzakelijke informatie te verzamelen, bouw je aan een goede basis voor een toekomstige samenwerking. We wensen je veel succes met het vinden van de juiste match voor jouw team!

Als je meer wilt weten kun je verder lezen op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.

Kun je wel wat AVG hulp gebruiken?

In AVG-support.nl zit een handig stappenplan waarmee je alle aspecten van de privacywet langsloopt. Ben je nog geen deelnemer? Probeer AVG-support.nl dan gratis 30 dagen uit:

Maarten Roelfs

Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.

Heb je ook een vraag over de AVG?

Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.

Meer nieuws

Mag je medische informatie onbeveiligd e-mailen?

Patiënten hebben soms moeite met het openen van beveiligde e-mails of zorgmail. Ze vragen dan of de informatie, zoals folders of behandelprotocollen, via een onbeveiligde e-mail kan worden verzonden. Hier staan in principe geen persoonsgegevens in. Maar mag dat wel? Lees meer

Hoe bewaar je persoonsgegevens op papier AVG-proof?

Een nieuwe medewerker van een van onze klanten stelde ons een vraag over het fysiek bewaren van persoonsgegevens. Is een afgesloten ruimte voldoende? Een kast? Lees meer

Hoe moeten we onze calamiteiten-map bewaren?

Een kinderopvang vroeg ons onlangs hoe ze het beste kunnen omgaan met de beveiliging van hun calamiteiten-map. Deze map bevindt zich in de centrale hal boven de brandslang en bevat belangrijke gegevens. Lees meer