Laatst belde een klant ons met een dringende vraag: “Ik heb een e-mail ontvangen van iemand die vraagt welke gegevens wij van hem hebben. Wat moet ik doen?” Dit noemen we een inzageverzoek – een recht dat iedereen heeft onder de AVG. Maar hoe reageer je correct en binnen de wettelijke termijn?
Antwoord van de AVG-expert:
Veel ondernemers en bestuurders weten niet precies wat ze moeten doen met een dergelijk verzoek, en dat is begrijpelijk. Uit Europees onderzoek blijkt dat bijna 40% van de organisaties inzageverzoeken niet goed afhandelt. Hoe voorkom je dat je in die groep belandt en zorg je dat je AVG-proof blijft? In dit artikel leggen we het helder en praktisch uit.
Wat is een inzageverzoek en waarom is het belangrijk?
Volgens de AVG heeft iedereen het recht om te weten welke persoonsgegevens een organisatie over hem of haar heeft. Dit betekent dat een klant, medewerker of lid jou mag vragen om:
- Inzicht in welke gegevens je hebt verzameld
- Waarom en hoe je deze gegevens gebruikt
- Met wie je deze gegevens deelt
Je bent verplicht hierop te reageren binnen één maand (en in sommige gevallen mag je dit verlengen met twee maanden).
Hoe gaat het vaak mis? (Uit het onderzoek van de AP)
Volgens het Europese onderzoek naar inzageverzoeken (waaronder 866 testverzoeken in 16 landen) zijn er veel organisaties die dit nog niet goed doen. Dit zijn de grootste fouten:
Geen reactie of te late reactie → 20% van de organisaties reageerde helemaal niet. Dat is niet alleen slordig, maar kan ook een boete opleveren.
Onvolledige informatie → Soms worden niet alle gegevens verstrekt, of wordt er geen uitleg gegeven over hoe ze zijn verzameld.
Onnodig moeilijk doen → Sommige organisaties vragen extra identificatie zonder duidelijke reden, terwijl dit alleen mag als er echt twijfel is over de identiteit van de aanvrager.
Kortom: veel bedrijven en verenigingen nemen het inzageverzoek niet serieus genoeg. Maar dat kan flinke gevolgen hebben.
Hoe zorg je dat je een inzageverzoek goed afhandelt?
Wil je voorkomen dat je in de problemen komt? Houd je dan aan deze richtlijnen:
1. Zorg dat je weet welke gegevens je hebt en waar ze staan
- Heb je een ledenadministratie? CRM-systeem? Klantendatabase? Weet waar je gegevens bewaart.
- Zorg dat je eenvoudig kunt achterhalen welke persoonsgegevens je van iemand hebt.
2. Reageer binnen de termijn
- Binnen één maand moet je reageren. Red je dat niet? Dan mag je in uitzonderlijke gevallen verlengen met twee maanden, maar je moet dit wél melden.
3. Geef alle informatie die nodig is
- Welke gegevens je hebt.
- Waarom je ze hebt.
- Met wie je ze hebt gedeeld.
4. Vraag alleen extra identificatie als dat echt nodig is
- Als je 100% zeker weet wie de aanvrager is (bijvoorbeeld een klant met een account), is extra identificatie niet nodig.
- Als je twijfelt, mag je een extra controle uitvoeren (zoals een kopie van een ID met afgeschermd BSN).
5. Houd een intern register bij van inzageverzoeken
- Leg vast wie een verzoek heeft ingediend en hoe je hebt gereageerd.
- Zo voorkom je fouten en kun je aantonen dat je AVG-compliant werkt.
Wat als je niet op tijd reageert?
Als je te laat of niet volledig reageert, kan de persoon die het verzoek heeft ingediend een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan leiden tot:
- Een waarschuwing of boete van de AP
- Reputatieschade als iemand het openbaar maakt
- Verlies van vertrouwen bij klanten of leden
Kortom: het niet goed afhandelen van een inzageverzoek is niet alleen juridisch riskant, maar kan je organisatie ook schade toebrengen.
Neem inzageverzoeken serieus
Het onderzoek van de AP laat zien dat veel organisaties nog slordig omgaan met inzageverzoeken. Maar een goede afhandeling is niet moeilijk, als je weet wat je moet doen.
Wil je voorkomen dat je in de problemen komt? Zorg dan dat je:
Weet waar je gegevens staan, snel en volledig reageert op verzoeken en geen onnodige drempels opwerpt voor klanten of leden.
Heb je twijfels over hoe je een inzageverzoek moet afhandelen? Wij staan voor je klaar. Neem contact met ons op als je vragen hebt.
Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Klantvragen beantwoordt hij vragen van onze klanten over privacy en de AVG.
Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.
Probeer AVG-support.nl 30 dagen gratis
Wil je eenvoudig voldoen aan de AVG regels? AVG-support.nl helpt je te doen wat nodig is.
- toets je organisatie en neem noodzakelijke maatregelen
- maak gebruik van alle juridische documenten
- behaal het AVG OK-vignet en laat zien dat je privacy serieus neemt
Ontdek zelf hoe het werkt. Maak een gratis proefaccount aan.
