Foto’s van bijeenkomsten: mag dat?

Mag je van evenementen en bijeenkomsten nog foto’s of video’s maken en die publiceren op een website of via sociale media? (Sport)verenigingen en organisatoren van bedrijfsbijeenkomsten stellen ons die vraag vaak.

Vraag toestemming

Als op een foto of video iemand herkenbaar in beeld is, moet er toestemming zijn om te publiceren. Je kunt in de algemene voorwaarden van het evenement een toestemmingsbepaling opnemen. Daarin geef je aan dat deelnemers akkoord gaan met het maken én gebruiken van fotomateriaal voor website, magazines, social media en dergelijke. Aan deelnemers moeten die algemene voorwaarden bij de inschrijving bekend zijn gemaakt.

Organiseer je een bijeenkomst of evenement zonder inschrijving? Maak dan bij de ingang duidelijk dat er foto’s of video’s worden gemaakt. Neem dit ook op in het huisreglement van de bijeenkomst en laat eventuele sprekers starten met de mededeling dat er beeldopnamen gemaakt kunnen worden. Als iemand bezwaar heeft, moet hij of zij dat melden bij de organisatie. Met dat bezwaar moet je dan rekening houden.

Let op bij personen jonger dan 16 jaar

Voor fotograferen of filmen van personen jonger dan 16 jaar is expliciete toestemming nodig van een ouder of wettelijk vertegenwoordiger. Toestemming van het kind is dus niet voldoende. (Sport)verenigingen kunnen (moeten) deze toestemming opnemen in de lidmaatschapsvoorwaarden. Dan is het voor nieuwe leden/aanmeldingen gelijk geregeld. Als dat niet is gebeurd of bij individuele situaties, is het alsnog nodig toestemming te vragen aan de ouder/verzorger. Dat kan door het sturen van een e-mail met de vraag of de foto/video gepubliceerd mag worden. Je mag dan alleen publiceren als er een akkoord is gegeven.

Wees creatief

De AVG-wet is streng als het gaat om foto’s en video’s. Probeer daarom zo veel mogelijk manieren te verzinnen om toestemming te krijgen. Bijvoorbeeld bij aanmelding, bij het versturen van de contributienota maar ook gewoon per e-mail. Denk er dan ook aan dat je deze toestemmingen goed vastlegt.

Lukt het niet om alle toestemmingen te regelen? Anonimiseer dan de deelnemers; dit kan bijvoorbeeld door het blurren van gezichten op de foto’s of door de foto’s te nemen vanaf een afstand.

Lees ook:

Mag ik volgens de AVG foto’s gebruiken van iemand die geen klant meer bij ons is?

Zet geen mensen herkenbaar op de foto zonder toestemming

Maarten Roelfs

Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.

Heb je ook een vraag over de AVG?

Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.

Meer nieuws

Mag je medische informatie onbeveiligd e-mailen?

Patiënten hebben soms moeite met het openen van beveiligde e-mails of zorgmail. Ze vragen dan of de informatie, zoals folders of behandelprotocollen, via een onbeveiligde e-mail kan worden verzonden. Hier staan in principe geen persoonsgegevens in. Maar mag dat wel? Lees meer

Hoe bewaar je persoonsgegevens op papier AVG-proof?

Een nieuwe medewerker van een van onze klanten stelde ons een vraag over het fysiek bewaren van persoonsgegevens. Is een afgesloten ruimte voldoende? Een kast? Lees meer

Hoe moeten we onze calamiteiten-map bewaren?

Een kinderopvang vroeg ons onlangs hoe ze het beste kunnen omgaan met de beveiliging van hun calamiteiten-map. Deze map bevindt zich in de centrale hal boven de brandslang en bevat belangrijke gegevens. Lees meer