Als bedrijf maak je gebruik van foto’s en video, bijvoorbeeld op je website. Maar hoe zit dat met de AVG? Wat mag wel en wat mag niet? Een korte samenvatting:

Als bedrijf mag je niet zomaar foto’s en video’s publiceren; zodra mensen herkenbaar in beeld komen gaat het om persoonsgegevens en dan krijg je te maken met de privacywet. Dat betekent dat er een wettelijke grondslag nodig is. Bijvoorbeeld toestemming van de mensen die op de foto’s en filmpjes staan.

Er zijn zes mogelijke grondslagen, maar in de praktijk zul je het ‘gerechtvaardigd belang moet afwegen’: weegt jouw marketingbelang op tegen het privacybelang van jouw medewerker? Dit kan in verschillende situaties verschillend uitpakken. Stel dat je al jouw klanten een kalender wil sturen met daarop een foto van jouw team. Dat is anders dat dat je een foto plaatst bij de medewerkerspagina op je website. Bij dat laatste is jouw marketingbelang waarschijnlijk meer gerechtvaardigd.

Hou er ook rekening mee dat als je aan jouw werknemer toestemming vraagt, je niet gevrijwaard bent. Je werknemers hebben immers een afhankelijkheidsrelatie met jou en je bedrijf. Uit angst om bijvoorbeeld een promotie mis te lopen, kunnen medewerkers zich gedwongen voelen om toestemming te geven.

Je kunt dan overwegen om samen een vrijwaringsverklaring te tekenen. Daarmee vraag je de persoon die op de foto staat vooraf toestemming om een foto gedurende een bepaalde tijd te mogen gebruiken in een specifieke context. Dit is prettig voor je medewerkers en mochten er vragen of opmerkingen komen, dan heb je het netjes op papier staan. Als organisatie heb je namelijk een verantwoordingsplicht. Je moet kunnen aantonen dat je een geldige toestemming hebt.