“Wij zijn een kinderopvangorganisatie en mijn vraag gaat over het gebruik van foto’s op het moment dat iemand geen klant meer is bij ons. Wij vragen onze klanten (de ouders van kinderen) toestemming voor het gebruik van foto’s waarop hun kind staat. Ze doen dat via een speciale app. Wanneer de opvang stopt, is er ook geen toegang meer tot de app en wordt het account opgeheven. Wij kunnen dan ook niet meer terughalen dat de ouder ooit toestemming heeft gegeven. Zijn we hiermee in overtreding van de AVG?“
Regel én bewaar de toestemming zorgvuldig
De AVG bevat specifieke regels voor het verwerken van persoonsgegevens en de bescherming van privacy. Dit geldt ook voor het delen van foto’s op sociale media. Voor kinderen onder de 16 jaar moet hiervoor toestemming worden gevraagd aan de ouders. Zo te horen heb je dat goed geregeld via de speciale app. Belangrijk daarbij is dat het net zo makkelijk moet zijn om de toestemming in te trekken als om de toestemming te geven.
Nu over de specifieke vraag:
Volgens de AVG moet je kunnen aantonen dat er een geldige toestemming is voor de publicatie van het beeldmateriaal. Ook als de kinderen geen gebruik meer maken van de opvang. Dit is onderdeel van de verantwoordingsplicht.
Wij raden je daarom aan de gegevens van de toestemming te bewaren. Je zou een afdruk kunnen maken van de gegevens in de app. Je zou bijvoorbeeld een proces in kunnen richten waarbij deze print onderdeel wordt van het dossier van elk kind dat de kinderopvang verlaat.
Neem privacy serieus en beveilig je beeldmateriaal
Naast de grondslag voor verwerking (in dit geval toestemming van de ouders) moet je als onderneming extra maatregelen treffen om de privacy van je cliënten te beschermen. Dat betekent dat je de foto’s en filmpjes beveiligt tegen misbruik. Je moet daarbij kunnen aantonen dat er genoeg technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om het beeldmateriaal te beschermen. Denk dan aan het plaatsen van foto’s achter een login of de toegangscontrole voor je medewerkers. Niet iedereen hoeft toegang te hebben tot het beeldmateriaal.
Ook voor je medewerkers heb je toestemming nodig om beeldmateriaal te gebruiken
In het verlengde van de vraag van de kinderopvangorganisatie krijgen we ook vaak de vraag: Mag ik als werkgever op de website van mijn bedrijf foto’s of filmpjes plaatsen van mijn medewerkers?
Dat mag alleen als je daarvoor een grondslag hebt. In de praktijk komt dat in dit soort situaties neer op het vragen én vastleggen van deze toestemming aan je medewerker. Let op: als de medewerker geen toestemming geeft mag dat voor hem of haar geen negatieve gevolgen hebben.
Lees ook:
Zet geen mensen herkenbaar op de foto zonder toestemming
Foto’s van bijeenkomsten, mag dat?
Maarten Roelfs is voorzitter van de Stichting AVG. In de rubriek Ondernemersvragen beantwoordt hij vragen van ondernemers over privacy en de AVG.
Stel hem via het contactformulier. Misschien verschijnt jouw vraag én ons antwoord dan in deze rubriek.
